📁Розничная торговля / Вейп-шоп

Замена платного сервиса на Google Sheets

Как вейп-шоп сэкономил 72,000₽ в год и упростил работу продавцов

Проблема
6,000₽/мес за сервис, который не решал задачи бизнеса
Решение
Кастомная система на Google Sheets с единым интерфейсом
Результат
Экономия 72,000₽/год + ускорение работы кассиров

📖История проекта

Владелец вейп-шопа обратился с типичной проблемой: он платил за приложение лояльности Тейка 6,000₽ в месяц, но оно не закрывало его потребности.
У магазина две программы лояльности:
  • •Бонусы — 2% от суммы покупки возвращается баллами (1 балл = 1 рубль)
  • •Седьмая одноразка бесплатно — покупаешь 6 одноразок, 7-я в подарок
Проблема была в том, что приложение Тейка умело работать только с бонусами. Для учёта одноразок приходилось вести отдельную таблицу. В итоге при каждой продаже продавец должен был: 1. Оформить продажу в "МойСклад" 2. Зайти в Тейку, найти клиента, начислить бонусы 3. Открыть Excel, найти клиента, обновить счётчик одноразок
Три системы, куча переключений, высокий риск ошибки.

Основные боли клиента:

  • ✕Продавцы путались между тремя системами
  • ✕Данные об одноразках и бонусах хранились в разных местах
  • ✕Был риск случайно удалить клиента при поиске
  • ✕Платили 6,000₽/мес за функционал, который не использовали
  • ✕Невозможно быстро найти клиента по последним цифрам телефона

"Мне нужно, чтобы было легко добавить бонусы, легко добавить клиента, легко списать бонусы, и чтобы просто не было никаких вопросов. Главное, чтобы это было понятно не только мне, но и продавцам."

— Заказчик, на первом созвоне

💡Решение

Я создал единую систему на базе Google Sheets, которая объединила все функции в одном окне. Продавец открывает таблицу, выбирает клиента — и сразу видит всю информацию: баллы, одноразки, историю покупок.
Ключевая идея — лист "Касса" как единственный рабочий интерфейс. Продавцу не нужно переключаться между вкладками или системами. Выбрал клиента → ввёл сумму → нажал "Сохранить". Всё остальное происходит автоматически.
🔍

Поиск по последним цифрам

Google Sheets не умеет искать по части номера, поэтому добавил отдельное поле фильтрации. Вводишь последние 4 цифры — видишь всех подходящих клиентов.

🛡️

Защита от ошибок

Если пытаешься списать больше баллов, чем есть — ячейка подсвечивается красным. Если одноразок меньше 7 — система не даст выдать бесплатную.

💾

Одна кнопка 'Сохранить'

Apps Script обрабатывает всю логику: обновляет баллы, счётчик одноразок, записывает историю, очищает форму для следующего клиента.

📋

История операций

Каждая транзакция записывается в отдельный лист с датой и временем. Можно посмотреть, когда и что покупал клиент.

Как это выглядит

Главный интерфейс листа Касса

Лист «Касса» — единственный рабочий интерфейс для продавца. Выбор клиента, ввод суммы, кнопка сохранения — всё в одном месте.

Поиск клиента по последним цифрам телефона

Поиск по последним цифрам номера. Продавец вводит 4 цифры — система показывает всех подходящих клиентов.

Валидация: попытка списать больше баллов

Защита от ошибок: при попытке списать больше баллов, чем есть у клиента, ячейка подсвечивается красным.

Использованные технологии:

Google SheetsGoogle Apps ScriptУсловное форматированиеQUERY/FILTER функции

⏱️Этапы работы

1

Анализ

1 час

Созвон с заказчиком, разбор текущих процессов и болей

2

Прототип

1 день

Создание структуры таблицы и базовой логики

3

Разработка

2 дня

Написание скриптов, настройка валидации и защиты

4

Миграция данных

30 минут

Перенос базы клиентов из Тейки в новую таблицу

5

Обучение

1 час

Демонстрация системы и инструктаж для продавцов

📊Результаты

МетрикаБылоСталоИзменение
Расходы на сервис лояльности6,000₽/мес0₽-72,000₽/год
Время на оформление продажи~2 минуты~30 секунд-75%
Количество систем для работы3 системы1 система-66%
Ошибки при начисленииРегулярноИсключены✓
Лог истории операций

Каждая транзакция записывается с датой и временем. Видно всю историю покупок клиента.

💬

"Всё легко и просто. Именно то, что нужно было."

— Владелец магазина, после презентации решения

Есть похожая задача?

Расскажите о вашей ситуации — предложу решение, которое сэкономит время и деньги

Обсудить проектСмотреть другие кейсы